BELAJAR MENJADI PROTOKOL

PROTOKOL

Di BLOG kali ini, saya akan menceritakan pengalaman saya sebagai protokol dalam acara "serah terima jabatan pegawai" di suatu perusahaan dimana saya PKL (Praktik Kerja Lapangan) yaitu PT. Cedefindo. 

Sebelumnya, apasih protokol itu ?

dalam pelajaran HUMAS Protokol adalah Kumpulan / keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional 

apasih bedanya sama keprotokolan ?

dalam pelajaran HUMAS Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan / urutan kegiatan yang di dalamnya meliputi aturan aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara kenegaraan

Nah, saya pernah praktik menjadi protokol di sekolah SMK Strada Budi Luhur pada 24 Oktober 2018. sebelum saya melakukan praktik, saya ditugaskan untuk mencari :

1. Susunan Acara 

 
PT. CEDEFINDO
Jl. Raya Naragong Km 4. Bekasi 17116. Jawa Barat, Indonesia
Telp. +62 21 8215710,Fax. +62 21 8204107.

SUSUNAN ACARA
 SERAH TERIMA JABATAN PEGAWAI

1.       Pembukaan Oleh MC

2.       Doa Pembukaan

3.       Menyanyikan lagu ‘Indonesia Raya’

4.       Kata pengantar dari ketua panitia

5.       Prosesi penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan dan di awali dengan pembacaan Berita Acara Serah Terima Jabatan

6.       Penyerahan jabatan pegawai lama ke pegawai baru

7.       Kata sambutan dari :

a.       Direktur utama

b.      Kepala cabang

c.       Pegawai lama

d.      Pegawai baru

8.       Doa Penutup

9.       Penutupan Oleh MC

22. Susunan Acara + Skenario MC / untuk Protokol

SUSUNAN ACARA
SERAH TERIMA JABATAN PEGAWAI
PT CEDEFINDO

Anastasya Rosari Maria Putri, Protokol / MC 
Prawita Emilia, Direktur Utama
Fabyola Putri Bulan, Ketua Panitia
Nevily Putri Mulia, Pegawai Lama Departemen Purchasing
Celine Claudia Sugiharto, Pegawai Baru Departemen Purchasing

1)      Pembukaan oleh MC
“Selamat pagi semua, dengan mengucapkan Puji dan Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, sehingga kita dapat di kumpulkan pada acara serah terima jabatan pegawai purchasing ini”

2)      Doa pembukaan
“Agar acara ini berjalan dengan lancar, mari kita awali dengan doa pembukaan yang akan di pimpin oleh ketua panitia”

3)      Menyanyikan lagu ‘Indonesia Raya’

     “Sebelum memulai acara lebih lanjut, para hadirin dipersilakan untuk berdiri dan dengan sikap siap, karena kita akan menyanyikan lagu kebangsaan”

4)      Kata pengantar dari ketua panitia
“Selamat pagi para hadirin,
   Yth Prawita Emilia, selaku Direktur Utama
   Yth Nevily Putri Mulia, selaku pegawai lama departemen purchasing
   Yth Celine Claudia Sugiharto, selaku pegawai baru departemen purchasing
   Yth Fabyola Putri Bulan, selaku Ketua Panitia
izinkanlah saya selaku ketua panitia yang mewakili PT. Cedefindo dalam acara serah terima jabatan di bagian purchasing ini. Terima kasih yang telah ikut berpartisipasi dalam acara serah terima jabatan ini.”

5)      Prosesi penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan dan di awali dengan pembacaan berita acara

6)      Penyerahan jabatan pegawai lama ke pegawai baru

7)      Kata sambutan dari :
a. Direktur Utama
b. Ketua Panitia
c. Pegawai Lama
d. Pegawai Baru

8)      Doa Penutup
“sebelum kita menyudahi acara serah terima jabatan ini, ada baiknya kita mengucap syukur kepada Tuhan. Doa penutup akan di pimpin oleh ketua panitia”

9)      Penutupan oleh MC
“kita sudah di penghujung acara, terima kasih atas para hadirin yang sudah ikut berpartisipasi dalam acara serah terima jabatan bagian purchasing ini”

3. membuat undangan menggunakan Ms. Publisher

Undangan

Bersama ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu karyawan bahwa akan  ada serah terima jabatan pegawai di bagian purchasing.

             Berdasarkan hal tersebut kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu karyawan untuk ikut berpartisipasi dalam acara serah terima jabatan pegawai.

             Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu karyawan

Hari/Tanggal    : Jumat, 18 September 2018

Waktu               : 09.00 s/d selesai

Tempat             : Aula lantai 3

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu kami menyampaikan terima kasih.

 Hormat Kami,

PT. Cedefindo

 4. membuat berita acara serah terima jabatan pegawai

PT CEDEFINDO
Jalan Raya Narogong Km. 4, Kelurahan Bojong
Rawa Lumbu, Kecamatan Rawa  Lumbu, Bekasi Timur.

 

SERAH TERIMA
No. 01/CDF/X/18

     Pada hari ini, Senin tanggal 15 bulan Oktober tahun 2018, telah dilakukan serah terima jabatan oleh dan diantara :
               Nama                                   : Nevily Putri Mulia
               Tempat, Tanggal Lahir        : Jakarta, 21 November 2001
               Jabatan                                 : Manager Purchasing
               Alamat                                 : Jl. Mawar No. 05, Bekasi
               selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

               Nama                                   : Celine Claudia Sugihartop
               Tempat, Tanggal Lahir        : Bekasi, 05 November 2001
               Jabatan                                 : Manager Marketing
               Alamat                                  : Harapan Indah No. 02, Bekasi
               selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

     Pihak Pertama telah melaksanakan jabatannya dengan baik dan sampai tuntas. Dan pihak kedua telah menerima jabatan barunya.

     Demikian Surat Serah Terima ini dibuat dengn sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di                              : Bekasi
Pada Tanggal                              : 15 Oktober 2018

Pihak Pertama                                                                                      Pihak Kedua
Yang Menyerahkan,                                                                             Yang Menerima,


Nevily Putri Mulia                                                                               Celine Claudia Sugiharto

 setelah membuat itu semua, harus di print dan dikumpulkan untuk diperiksa. 

dan ini foto sebagai bukti saya sudah praktik menjadi protokol  :

 saat saya membuka acara "serah terima jabatan pegawai"  sebagai protokol

saat berdoa yang dipimpin oleh ketua panitia  

saat menandatangani berita cara serah terima jabatan pegawai (pegawai baru dan pegawai lama)

saat mengucapkan sumpah janji pegawai (pegawai baru dan direktur utama)

terdapat video saat praktik berlangsung : 

sekian pengalaman saya saat menjadi protokol, semoga bisa menjadi pembelajaran kaliann ya gaiss !!!

30 Soal Jawab Pilihan Ganda Keprotokolan Kelas 12

1.      Kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional disebut ...

a.       keprotokolan

b.      protokol

c.       asas protokol

d.      aturan protokol

e.       syarat petugas protokol

2.      Serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan disebut ...

a.       keprotokolan

b.      protokol

c.       asas protokol

d.      aturan protokol

e.       syarat petugas protokol

3.      Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hokum disebut azas keprotokolan ...

a.       Azas kebangsaan

b.      Azas ketertiban dan kepastian hukum

c.       Azas keserasian, kesesuaian, dan keselarasan

d.      Azas timbal balik

e.       Azas keagamaan

4.      Secara estimologis istilah protokol berasal dari kata protocollon yang berasal dari bahasa ...

a.       Belanda

b.      Jerman

c.       Amerika

d.      Inggris

e.       Yunani

5.      Dibawah ini yang merupakan tujuan dari keprotokolan adalah ...

a.       Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

b.      Menjadi mediator dan koordinasi

c.       Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan

d.      Menunjukan visi

e.       Meningkatkan penerimaan masyarakat

6.      Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan disebut unsur keprotokolan ...

a.       Tata cara

b.      Tata krama

c.       Tata penghormatan

d.      Tata ruang

e.       Aturan – aturan adat kebiasaan  

7.      Pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoller, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan merupakan definisi dari ...

a.       Tata upacara

b.      Tata tempat

c.       Tata krama

d.      Tata busana

e.       Tata warkat

8.      UU No. 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan meupakan pengganti UU Nomor ...

a.       5 Tahun 1978

b.      8 Tahun 1978

c.       6 Tahun 1987

d.      8 Tahun 1987

e.       21 Tahun 1987

9.      Secara estimologis istilah tata tempat berasal dari kata “preseance” yang berasal dari bahasa ...

a.       Prancis

b.      Inggris

c.       Spanyol

d.      Belanda

e.       Jerman

10.  Suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan disebut fungsi protokol ...

a.       Pengorganisasian

b.      Perencanaan

c.       Anggaran

d.      Pengawasan

e.       Penggerakan

11.  Fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan disebut fungsi protokol ...

a.       Pengorganisasian

b.      Perencanaan

c.       Anggaran

d.      Pengawasan

e.       Penggerakan

12.  Yang termasuk dari persamaan humas dan protokol adalah...

a.       Harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan

b.      Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.

c.       Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

d.      Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan

e.       Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur

13.  Yang menepati posisi bangku paling depan ialah...

a.       Paling bawah kedudukannya.

b.      Paling atas kedudukannya

c.       Ditengah – tengah kedudukannya.

d.      Yang berperan sedikit di perusahaan.

e.       Yang bekerja sama dengan perusahaan.

14.  Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal, yaitu aturan dari ...

a.       Menaiki pesawat.

b.      Menaiki mobil.

c.       Menaiki kapal laut.

d.      Saat ada dirumah.

e.       Saat datang dan pulang

15.  Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya, yaitu aturan dari ...

a.       Menaiki pesawat.

b.      Menaiki mobil

c.       Menaiki kapal laut

d.      Saat ada dirumah

e.       Saat datang dan pulang

16.  Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar adalah autran dari...

a.       Saat menghadiri penerimaan tamu.

b.      Saat menghadiri peresmian gedung baru.

c.       Saat menghadiri hari kemerdekaan.

d.      Saat menghadiri serah terima jabatan.

e.       Saat menghadiri karyawan baru.

17.  Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang adalah aturan dari...

a.       Saat menghadiri penerimaan tamu

b.      Saat menghadiri peresmian gedung baru

c.       Saat menghadiri hari kemerdekaan

d.      Saat menghadiri serah terima jabatan

e.       Saat menghadiri karyawan baru

18.  Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan. Perilaku tersebut dilakukan saat...

a.       Diterima pejabat tinggi

b.      Menjad audience.

c.       Menjadi karyawan.

d.      Menjadi manejer.

e.       Menjadi  direktur.

19.  Dilarang keras merokok, yaitu perilaku yang dilakukaan saat...

a.       Diterima pejabat tinggi.

b.      Menjad audience

c.       Menjadi karyawan.

d.      Menjadi manejer.

e.       Menjadi  direktur.

20.  Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol. Perilaku tersebut dilakukan saat...

a.       Selesai acara

b.      Pembukaan acara.

c.       Isi acara.

d.      Pertengahan acara.

e.       Belum memulai acara.

21.  Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara, yaitu azas ...

a.       Azas kebangsaan.

b.      Azas ketertiban dan kepastian hukum.

c.       Azas keserasian, keselarasan, keserasian.

d.      Azas timbal balik

e.       Azas agama.

22.  Yang termasuk dari peran keprotokolan yaitu ...

a.       Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

b.      Membuat kegiatan lebih menarik.

c.       Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat.

d.      Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara.

e.       Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

23.  Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara. Yaitu pengertian dari ...

a.       Tata penghormatan.

b.      Tata krama.

c.       Tata cara.

d.      Aturan – aturan adat kebiasaan

e.       Aturan – aturan perjalanan.

24.  Fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan. Yaitu pengertian dari ...

a.       Perencanaan.

b.      Pengoraganisasian.

c.       Penggerakan.

d.      Pengawasan.

e.       Pengkoordinasian

25.  Undang – undang yang sudah tidak berlaku lagi yaitu ...

a.       UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian.

b.      UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah.

c.       UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

d.      UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan.

e.       UU no.8 tahun 1987 tentang protokol.

26.  Yang termasuk PP (Peraturan Pemerintah) tentang sumpah atau janji PNS...

a.       PP no.62 tahun 1990.

b.      PP no. 43 tahun 1958.

c.       PP no. 6 tahun 2005

d.      PP no.21 tahun 1975.

e.       PP no 24 tahun 2004.

27.  Posisi kanan dalam tata tempat adalah posisi yang ...

a.       Utama.

b.      Terbelakang.

c.       Pertengahan.

d.      Tinggi.

e.       Rendah.

28.  Yang termasuk perilaku saat menjadi audience adalah...

a.       Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima.

b.      Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini.

c.       Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

d.      Isilah buku tamu yang disediakan.

e.       Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.

29.  Mampu berkomunikasi dengan efektif adalah salah satu syarat ...

a.       Petugas protokol.

b.      Petugas pengiriman.

c.       Menejer.

d.      Direktur.

e.       Petugas keprotokolan.

30.  Salah satu contoh perangkat keras dalam tata ruang keprotokolan adalah ...

a.       Petugas keamanan

b.      Petugas konsumsi

c.       Sound sytem

d.      Protokol

e.       Petugas parkir